CRM w Notion — gotowa struktura

Cztery powiązane bazy, widoki sprzedażowe i automatyzacje. Pliki poniżej importuje się do Notion bez żadnego kodu — po imporcie CRM jest wypełniony przykładowymi danymi, więc od razu widać, jak działa. Próbka pod zlecenie 143750.

Pliki do zaimportowania

01-firmy.csv 02-kontakty.csv 03-szanse.csv 04-zadania.csv

Import w 4 krokach

W Notion: Import → CSV → wskaż 01-firmy.csv. Powtórz dla pozostałych plików (kolejność ma znaczenie: firmy, kontakty, szanse, zadania).
W bazie Kontakty zamień typ kolumny Firma na Relation → wskaż bazę Firmy. Notion dopasuje wpisy po nazwie.
To samo w Szansach (kolumny Firma) i w Zadaniach (Szansa, Firma).
W bazie Firmy dodaj kolumnę Rollup: relacja Szanse → pole Wartość → Sum. To daje wartość klienta liczoną automatycznie.

Struktura

Firmy

Pole	Typ	Po co
Status	Select: Lead / Szansa / Klient / Utracony	Sekcje tablicy; jeden rzut oka na portfel
Branża, Miasto	Select	Filtry i segmentacja kampanii
NIP	Text	Klucz do faktur i do sprawdzenia w białej liście VAT
Opiekun	Person	Kto odpowiada; podstawa widoku „moje firmy”
Źródło	Select	Skąd przyszedł klient — po pół roku pokazuje, który kanał ma sens
Wartość roczna	Rollup (suma z Szans)	Liczy się sama, nie trzeba pamiętać o aktualizacji

Kontakty

Osoby przypisane do firm, z rolą w decyzji (Decydent / Wpływowy / Użytkownik) i preferowanym kanałem. Rola w decyzji jest tu najważniejsza — bez niej handlowiec rozmawia miesiącami z kimś, kto nie podpisuje.

Szanse

Etap	Domyślne prawdopodobieństwo
Kwalifikacja	20%
Oferta wysłana	50%
Negocjacje	75%
Wygrana	100%
Przegrana	0%

Pole Powód wygranej/przegranej jest obowiązkowe przy zamknięciu — to jedyne miejsce w CRM, z którego po kwartale da się wyciągnąć wniosek, dlaczego deale przepadają.

Zadania

Każda otwarta szansa ma mieć dokładnie jeden następny krok z terminem. Widok Po terminie (filtr: Termin < dziś, Status ≠ Zrobione) to codzienna lista handlowca.

Widoki, które warto od razu założyć

Lejek — tablica Szans po etapie, karty pokazują wartość i firmę.
Prognoza — tabela z formułą prop("Wartość") * prop("Prawdopodobieństwo") / 100, grupowana po miesiącu zamknięcia.
Bez ruchu 14 dni — filtr na dacie ostatniego kontaktu; tu widać deale, które po cichu umierają.
Moje na dziś — zadania przypisane do mnie z terminem ≤ dziś.
Skuteczność źródeł — Firmy grupowane po źródle, z sumą wygranych szans.

Automatyzacje (wbudowane w Notion, bez zewnętrznych narzędzi)

Zmiana etapu szansy na Wygrana → status firmy zmienia się na Klient.
Utworzenie szansy → automatycznie powstaje zadanie „Pierwszy kontakt” z terminem +2 dni.
Zadanie po terminie → powiadomienie dla opiekuna.

Poza Notion, jeśli będzie potrzeba: mam działający webhook, który wrzuca zdarzenia z zewnętrznych systemów prosto do bazy Notion (webhook2notion.js) — tym samym sposobem wpina się formularz ze strony, telefonię albo skrzynkę e-mail, żeby leady wpadały do CRM bez przepisywania ręcznie.